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Per scrivere un’email di follow-up efficace, chiarisci prima che cosa vuoi ottenere e adatta il messaggio al destinatario: ringraziare dopo un colloquio, chiedere aggiornamenti su una candidatura, riprendere un contatto di networking o concordare il prossimo passo su una proposta. Usa un oggetto preciso, un riferimento concreto alla conversazione e una richiesta facile da capire; non esiste un unico modello o una tempistica valida per tutti.
La struttura di un’email di follow-up
Prima di scrivere, individua il destinatario e l’obiettivo. Questo determina quali dettagli includere, quanto essere formale e quale azione chiedere. Un messaggio utile è breve e specifico: aiuta chi lo riceve a ricordare il contesto e a capire come rispondere.
- Oggetto chiaro: indica il motivo del messaggio e, quando serve, il ruolo, la proposta o l’evento.
- Apertura appropriata: scegli una formula coerente con il rapporto, per esempio “Buongiorno [Nome]” in un contesto professionale formale.
- Contesto e dettaglio personale: richiama il colloquio, l’incontro o il documento precedente e cita almeno un elemento reale della conversazione.
- Scopo e passo successivo: formula una domanda cortese o una richiesta concreta, senza lasciare ambiguo ciò che ti aspetti.
- Chiusura e recapiti: ringrazia quando è opportuno e firma con nome e cognome; aggiungi i recapiti utili.
Non limitarti a cambiare il nome in un modello generico. Personalizza almeno un dettaglio autentico e mantieni frasi dirette, rispettose e adatte al grado di confidenza. La guida di Università di Bologna suggerisce di ringraziare dopo l’incontro e, se utile, di aggiungere un’informazione rilevante che non è emersa durante il colloquio.
Quale modello usare: obiettivo e dettagli da personalizzare
| Situazione | Obiettivo | Dettagli da personalizzare |
|---|---|---|
| Ringraziamento dopo un colloquio | Ringraziare e ribadire l’interesse per il ruolo | Ruolo, interlocutore, tema concreto discusso e contributo che puoi offrire |
| Aggiornamento sulla candidatura | Chiedere informazioni sul processo e sui prossimi passaggi | Ruolo, data o fase del processo, eventuale scadenza comunicata e domanda cortese |
| Networking | Riprendere il contatto e facilitare una conversazione successiva | Luogo o evento, argomento condiviso e richiesta breve o proposta di incontro |
| Proposta o attività commerciale | Ottenere una risposta o concordare un’azione successiva | Nome o data della proposta, contesto, domanda specifica e prossimo passo |
Modelli di email di follow-up da adattare
Dopo un colloquio di lavoro
Oggetto: Grazie per il colloquio per [ruolo]
Buongiorno [Nome],
la ringrazio per il tempo dedicato al colloquio di [giorno]. Ho apprezzato in particolare il confronto su [tema concreto]. La posizione mi interessa perché [ragione specifica collegata al ruolo], e ritengo che la mia esperienza in [competenza pertinente] possa contribuire a [esigenza del team]. Resto a disposizione per eventuali informazioni aggiuntive.
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Cordiali saluti,
[Nome e cognome] – [recapito]
Per chiedere un aggiornamento sulla candidatura
Oggetto: Aggiornamento sulla candidatura per [ruolo]
Buongiorno [Nome],
le scrivo per riprendere il colloquio del [data] per la posizione di [ruolo]. Sono ancora interessato/a all’opportunità e vorrei sapere se ci sono aggiornamenti sui prossimi passaggi o sui tempi della decisione. Se può essere utile, sono disponibile a inviare altre informazioni.
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Grazie per il tempo,
[Nome e cognome]
Dopo un incontro di networking
Oggetto: Piacere di averla conosciuta a [evento]
Buongiorno [Nome],
è stato un piacere parlare con lei a [evento/luogo]. Mi è rimasto in mente il suo punto su [argomento discusso]. Se le fa piacere, mi piacerebbe restare in contatto e approfondire [tema o richiesta breve].
Un saluto,
[Nome]
Dopo aver inviato una proposta
Oggetto: Seguito alla proposta [nome/data]
Buongiorno [Nome],
riprendo la proposta inviata il [data] per [iniziativa]. Le è stato possibile esaminarla? Posso chiarire eventuali dubbi o sentirla per [prossimo passo concreto] in un momento comodo per lei.
Rank #3
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Grazie,
[Nome e recapiti]
Quando inviare il follow-up
Dopo un colloquio: ringraziamento
Per la nota di ringraziamento, Indeed consiglia di inviare un messaggio breve e personalizzato entro 24 ore. È un’indicazione pratica, non una garanzia di ottenere il lavoro e non sostituisce eventuali istruzioni ricevute dal selezionatore. L’Università di Bologna raccomanda inoltre di usare il messaggio, se opportuno, per sottolineare un’informazione d’interesse non emersa nell’incontro.
Per chiedere notizie sulla selezione
Se l’azienda ha comunicato una data o un intervallo per aggiornarti, aspetta che sia trascorso prima di chiedere notizie. Se non ha indicato tempi, considera la fase della candidatura e le circostanze: non c’è una scadenza universale. Indeed cita due settimane in alcuni scenari specifici di mancata risposta; quel periodo è un esempio per quei casi, non una regola valida per ogni selezione.
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Dopo un evento di networking
Un contatto tempestivo può aiutare a riprendere la conversazione mentre l’incontro è ancora riconoscibile. Adatta però il momento alla relazione e alle circostanze; nel messaggio ricorda dove vi siete incontrati e un argomento di cui avete parlato.
Independent reader supportYour contribution helps us test, update, and keep practical guides available for everyone.Come scegliere tono e richiesta
- Considera il rapporto: una persona incontrata per la prima volta richiede più formalità di un collega con cui hai già confidenza. In caso di dubbio, scegli un tono professionale e cortese.
- Rendi la richiesta proporzionata: chiedere se ci sono aggiornamenti o proporre un breve confronto è più chiaro che sollecitare una risposta senza spiegare il motivo.
- Richiama il contesto: indica ruolo e data del colloquio, nome della proposta o occasione in cui vi siete conosciuti, così il destinatario può orientarsi.
- Rispetta il tempo altrui: limita il messaggio alle informazioni necessarie e offri un passo successivo concreto, senza trasformare il follow-up in una nuova presentazione completa.
Non sono stabilite percentuali affidabili che dimostrino quanto un follow-up aumenti le probabilità di assunzione, di risposta o di chiusura commerciale. Conviene quindi considerarlo uno strumento per comunicare con chiarezza e mantenere il contatto, non una formula che garantisce un risultato.
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