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Ein Bewerbermanagementsystem – auf Englisch Applicant Tracking System (ATS) – ist Software, mit der Arbeitgeber Stellen, Bewerbungen und Kandidaten im Recruiting organisieren. Je nach System unterstützt es den Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Interviewplanung; Analyse- oder Sortierfunktionen sind zusätzliche Möglichkeiten und nicht in jedem ATS enthalten.
Was macht ein Bewerbermanagementsystem?
Ein ATS bündelt Informationen zu offenen Stellen und eingegangenen Bewerbungen. So können Personalverantwortliche Kandidatenprofile verwalten, den Bearbeitungsstand verfolgen und mit Bewerbern sowie beteiligten Mitarbeitenden kommunizieren. Die Grundidee ist, den Recruiting-Prozess an einem Ort zu organisieren – nicht, eine Einstellungsentscheidung automatisch zu treffen.
Computer Weekly beschreibt die Spannweite von grundlegender Bewerbungsverwaltung bis hin zu Analyse- und Sortierwerkzeugen. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Produkt und dessen Konfiguration ab. Computer Weekly: Bewerbermanagementsystem (Applicant Tracking System, ATS)
Typische Funktionen
- Stellengesuche und Anzeigen erstellen und gegebenenfalls genehmigen lassen.
- Stellen auf einer Karriereseite, intern oder über externe Stellenbörsen veröffentlichen.
- Bewerbungen und Bewerberprofile aufnehmen, organisieren und durchsuchen.
- Statusübersichten und Erinnerungen nutzen, um den Prozess nachzuverfolgen.
- Nachrichten austauschen, Interviews planen und Gesprächsnotizen ablegen.
- In manchen Systemen Lebensläufe analysieren, nach Schlüsselwörtern suchen oder Bewerbungen algorithmisch sortieren.
Wie läuft eine Bewerbung über ein ATS typischerweise ab?
Der genaue Ablauf variiert je nach Arbeitgeber, Produkt und Einrichtung. Ein verbreiteter Prozess lässt sich so zusammenfassen:
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- Der Arbeitgeber erstellt im System ein Stellengesuch und lässt es gegebenenfalls intern genehmigen.
- Die Stelle wird auf ausgewählten Kanälen veröffentlicht.
- Bewerber reichen Unterlagen ein und beantworten, falls vorgesehen, stellenbezogene Fragen.
- Das ATS ordnet die Bewerbungen; je nach System können zusätzliche Analyse- oder Sortierfunktionen eingesetzt werden.
- Verantwortliche prüfen Kandidaten, koordinieren Gespräche und halten gegebenenfalls Notizen fest.
- Nach der Auswahl kann das System bei einem Angebot oder bei der Übergabe an HR- und Onboarding-Prozesse unterstützen.
Das System bildet den Ablauf ab und kann einzelne Schritte erleichtern. Welche Schritte tatsächlich automatisiert sind und wer die Entscheidungen trifft, richtet sich nach den Verfahren des Arbeitgebers.
ATS, Recruiting-Plattform und Bewerberbeziehungsmanagement: Wo liegt der Unterschied?
Ein ATS kann Teil eines umfassenderen Recruitment-Management-Systems sein. Bewerberbeziehungsmanagement wiederum bezeichnet Funktionen oder ein angrenzendes System, mit dem Arbeitgeber Kontakt zu Kandidaten in einer Talent-Pipeline halten können – auch wenn diese nicht für die gerade offene Stelle ausgewählt wurden. Anbieter bündeln solche Funktionen unterschiedlich. Aussagekräftiger als ein Produktetikett ist daher, welche Aufgaben eine konkrete Lösung tatsächlich abdeckt. Computer Weekly: Recruitment-Management-System
Hat jedes ATS KI?
Nein. Ein ATS kann sich auf das Organisieren von Stellen, Bewerbungen und Kommunikation beschränken. Andere Systeme bieten zusätzlich etwa Schlüsselwortsuche, Sortierung oder Funktionen auf Grundlage maschinellen Lernens beziehungsweise natürlicher Sprachverarbeitung. Solche Funktionen sind von der grundlegenden Bewerbungsverwaltung zu unterscheiden. Ihre Verfügbarkeit belegt weder, dass alle ATS KI einsetzen, noch dass eine automatisierte Bewertung bessere oder fairere Entscheidungen hervorbringt.
Für die EU ist außerdem relevant, ob ein konkretes KI-System tatsächlich für bestimmte Rekrutierungs- oder Auswahlzwecke eingesetzt wird. Anhang III der Verordnung (EU) 2024/1689 nennt unter anderem KI-Systeme zur gezielten Platzierung von Stellenanzeigen sowie zur Analyse und Filterung von Bewerbungen oder zur Bewertung von Kandidaten. Artikel 6 sieht Bedingungen und Ausnahmen für die Einstufung vor. Daraus folgt nicht, dass jedes ATS automatisch ein Hochrisiko-KI-System ist; entscheidend sind Funktion und Einsatz des jeweiligen KI-Systems. Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz
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Was passiert mit den Bewerbungsdaten?
In einem Bewerbungsprofil können beispielsweise Name und Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse und Antworten auf Fragen zur Stelle gespeichert sein. Wer Zugriff erhält und wie lange Daten gespeichert werden, hängt vom jeweiligen Arbeitgeber und Verfahren ab.
Die Bundesagentur für Arbeit beschreibt für ihr eigenes e-Recruiting zugriffsberechtigte Personalbereiche und gegebenenfalls weitere an der Auswahl beteiligte Stellen. Für diesen Prozess nennt sie außerdem eine Löschung der Bewerbungsdaten sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens. Für Profile beschreibt sie eine Frist, die an die letzte Anmeldung und den Abschluss des letzten Bewerbungsverfahrens geknüpft ist. Das sind Angaben zum Verfahren der Bundesagentur, keine allgemeingültige Aufbewahrungsfrist für andere Arbeitgeber oder ATS. Lesen Sie deshalb die Datenschutzhinweise des konkreten Arbeitgebers. Bundesagentur für Arbeit: Datenschutzhinweise zum e-Recruiting
Quick Recap
Best Value
Was sollten Bewerber daraus mitnehmen?
- Ein ATS ist Recruiting-Software, kein einzelnes physisches Produkt und kein Synonym für eine automatische Absage.
- Es kann Bewerbungen organisieren und den Prozess unterstützen; Umfang und Automatisierung unterscheiden sich von System zu System.
- Wenn Sie wissen möchten, wer Ihre Daten einsehen kann oder wie lange sie gespeichert werden, sind die Datenschutzhinweise des betreffenden Arbeitgebers maßgeblich.
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