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Merksatz: Eine RFI fragt nach Informationen, eine RFP nach einem Lösungsvorschlag und eine RFQ nach einem Preis für einen definierten Bedarf. Die genaue Bedeutung der Kürzel hängt jedoch von der ausschreibenden Organisation und den geltenden Vergaberegeln ab; die folgenden Erklärungen orientieren sich an offiziellen Quellen aus den USA, Neuseeland und Kanada.
Was bedeuten RFI, RFP und RFQ?
| Kürzel | Langform | Typischer Zweck | Erwartete Antwort |
|---|---|---|---|
| RFI | Request for Information | Den Markt, mögliche Lösungen oder Anbieterfähigkeiten erkunden | Informationen, Angaben zu Fähigkeiten oder Feedback |
| RFP | Request for Proposal | Vorschläge für die Lösung eines Bedarfs einholen | Ein detailliertes Angebot mit Lösungsvorschlag und üblicherweise Preis |
| RFQ | Request for Quotation | Einen Preis für einen ausreichend klar definierten Bedarf erfragen | Eine Preisangabe beziehungsweise ein Quote |
Diese Tabelle beschreibt typische Verwendungen, keine weltweit einheitlichen Rechtsdefinitionen. Die U.S. General Services Administration (GSA) fasst die Unterschiede so zusammen: Eine RFI dient der Informationssammlung, eine RFP holt eine vollständige Lösung ein und eine RFQ fragt nach Preisen für einen bekannten Bedarf. Die GSA erläutert die Begriffe für die US-Bundesbeschaffung; ihre Seite wurde am 5. Mai 2026 aktualisiert.
Wann wird eine RFI verwendet?
Eine Request for Information dient der Markterkundung: Eine Organisation kann damit herausfinden, welche Lösungen verfügbar sind, welche Fähigkeiten Anbieter haben oder wie ein Bedarf sinnvoll beschrieben werden könnte. Sie fragt zunächst nach Informationen und ist nicht automatisch ein Angebot, eine Vertragsgelegenheit oder eine Zuschlagsentscheidung.
Die neuseeländischen Government Procurement Rules grenzen die RFI ausdrücklich von einer Beschaffungsbekanntmachung ab: Sie darf dort nicht zur Auswahl oder Vorauswahl von Lieferanten eingesetzt werden. Auch ein RFI-Schritt verpflichtet die Organisation nicht dazu, später eine RFP, eine RFQ oder überhaupt einen Auftrag auszuschreiben. Die neuseeländischen Definitionen erläutern diese Abgrenzung. Kanada beschreibt RFI ebenfalls als Methode, Informationen vom Markt einzuholen: CanadaBuys: Request for information.
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Wann wird eine RFP verwendet?
Eine Request for Proposal passt, wenn die ausschreibende Organisation Lösungsvorschläge für einen Bedarf vergleichen möchte. Anbieter beschreiben typischerweise ihren Ansatz, ihre Fähigkeiten und den Preis. Die Bewertung kann mehrere Faktoren berücksichtigen; deshalb muss nicht allein der niedrigste Preis ausschlaggebend sein.
Für RFPs der US-Bundesbeschaffung verlangt FAR 15.203 unter anderem, dass die Ausschreibung Anforderungen, erwartete Vertragsbedingungen, die einzureichenden Angebotsinhalte und die Bewertungsfaktoren beschreibt. Das ist eine US-Bundesregel und keine allgemeine Vorgabe für alle Länder oder Auftraggeber. FAR 15.203: Requests for proposals.
Wann wird eine RFQ verwendet?
Eine Request for Quotation wird typischerweise genutzt, wenn die Organisation bereits weiß, was sie benötigt, und einen Preis für diesen klar umrissenen Bedarf einholen will. Das ist besonders naheliegend bei standardisierten Waren oder Leistungen. Die neuseeländischen Definitionen beschreiben eine RFQ als passende Methode für standardisierte Beschaffungen, bei denen der Preis der wichtigste Faktor ist. Die GSA beschreibt sie für die US-Bundesbeschaffung als Preisabfrage bei bekanntem Bedarf.
Achtung: RFQ kann auch „Request for Qualifications“ bedeuten
RFQ ist mehrdeutig. Neben „Request for Quotation“ kann es „Request for Qualifications“ heißen: Dann fragt eine Organisation nach fachlichen Qualifikationen oder Expertise und nicht nach Preisen. Indiana beschreibt diese Verwendung ausdrücklich und unterscheidet sie von „Request for Quote“. Die Begriffsübersicht des Indiana Department of Administration zeigt, warum es wichtig ist, die Langform in den Ausschreibungsunterlagen zu prüfen.
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Wie erkennt man, was eine konkrete Ausschreibung verlangt?
- Langform und Definition prüfen: Suchen Sie im Dokument nach „Request for Information“, „Request for Proposal“, „Request for Quotation“ oder „Request for Qualifications“ sowie nach dem Glossar der ausschreibenden Stelle.
- Erwartete Antwort identifizieren: Geht es um Informationen zum Markt, einen ausgearbeiteten Lösungsvorschlag oder einen Preis? Bei RFQ besonders prüfen, ob Qualifikationen statt Preisangaben gefragt sind.
- Bewertungsregeln lesen: Prüfen Sie, welche Kriterien gelten, welche Unterlagen einzureichen sind und ob die Ausschreibung einen Preis, technische Fähigkeiten oder weitere Faktoren bewertet.
- Maßgebliche Regeln heranziehen: Verlassen Sie sich bei Fristen, Teilnahmebedingungen und Verfahrenswirkung auf die konkreten Ausschreibungsunterlagen und die zuständige Organisation, nicht allein auf das Kürzel.
Die Abkürzungen sind eine Orientierung für Zweck und erwartete Antwort, aber sie legen nicht in jedem Rechtssystem dieselben Verfahrensfolgen fest. Die hier verlinkten offiziellen Quellen beziehen sich auf US-Bundesbeschaffung, neuseeländische Regeln, Indiana und Kanada.
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