Quick wins for a faster PC:
Clear out junk files and repair common Windows errorsFree Scan →Scan for outdated or missing drivers - takes under a minuteDriver Scan →Repair Windows errors before they cause bigger problemsFix Now →Das passende Dokumentenmanagement-System (DMS) ist dasjenige, das Ihre tatsächlichen Dokumente und Arbeitsabläufe zuverlässig abbildet – nicht zwangsläufig das mit der längsten Funktionsliste. Erfassen Sie zuerst Dokumentarten, Nutzer, Abläufe und bestehende Systeme. Leiten Sie daraus Muss-Kriterien ab, prüfen Sie mehrere Kandidaten an denselben realistischen Arbeitsfällen und vergleichen Sie anschließend Einführung und Gesamtkosten.
Was ein DMS leisten soll
Ein DMS unterstützt den Weg eines Dokuments von der Erfassung über strukturierte Ablage, Suche, Bereitstellung und Bearbeitung bis zur Versionierung und Archivierung. Es ist damit mehr als ein digitaler Ordner: Entscheidend ist, ob Dokumente im Arbeitsalltag auffindbar, kontrolliert bearbeitbar und passend zu den jeweiligen Abläufen verwaltet werden können.
Welche Funktionen wichtig sind, hängt davon ab, welche Dokumentarten Ihre Organisation bearbeitet, wer damit arbeitet, welche Freigaben nötig sind und welche Bestandssysteme beteiligt sind. Die ISO/TS 16175-2:2020 bietet Leitlinien für Auswahl, Gestaltung, Implementierung und Wartung von Software zur Verwaltung von Records. ISO führt die zweite Ausgabe nach einer Überprüfung 2024 weiterhin als aktuell.
1. Den Ist-Zustand und das Ziel erfassen
Beginnen Sie nicht mit einer Anbieterliste, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Beschreiben Sie für die wichtigsten Dokumentarten, wo sie entstehen oder eingehen, wer sie nutzt und wie sie heute abgelegt, gesucht, freigegeben und aufbewahrt werden.
#1 Best Overall
- PORTABLE SCANNER FOR USE ON-THE-GO — The fastest and lightest mobile single-sheet-fed compact document scanner in its class¹
- QUICK DOCUMENT SCANNING ― This Epson ultra-fast scanner scans a single page as quickly as 5.5 seconds²; Windows and Mac compatible
- VERSATILE PAPER HANDLING ― Portable scanner scans documents up to 8.5 x 72 in; Also easily digitizes receipts and ID cards to make accounting, bookkeeping, and organizing simpler
- INTUITIVE, HIGH-SPEED SOFTWARE — Epson ScanSmart Software³ is a smart tool allowing you to easily scan, review, and save; Stay organized easily with the help of this Epson scanner
- EASY SETUP — USB-powered connect to your computer for quick and simple scanning; No batteries or external power supply required to operate portable document scanner; Standard Connectivity: USB 2.0
- Welche Dokumente kommen regelmäßig per E-Mail, Upload oder Papier herein?
- In welchen Abläufen werden sie erstellt oder benötigt – etwa in ERP-, CRM-, E-Mail- oder Finanzprozessen?
- Wer muss sie lesen, bearbeiten, freigeben oder nur nachweisen können?
- Wo entstehen heute Probleme, zum Beispiel verteilte Ablagen, veraltete Versionen, lange Suchwege oder manuelle Weiterleitungen?
Halten Sie konkrete Beispiele fest. „Suche verbessern“ ist als Anforderung zu ungenau; hilfreicher ist etwa: „Eine Rechnung soll anhand von Lieferant und Rechnungsnummer gefunden werden, auch wenn der Nutzer den Ablageort nicht kennt.“
2. Anforderungen nach Priorität ordnen
Sortieren Sie Anforderungen in Muss, Soll und später. Eine Funktion wird nicht dadurch zur Pflicht, dass sie im Produktprospekt steht. Sie ist dann wichtig, wenn sie einen notwendigen Prozess unterstützt oder ein relevantes Risiko adressiert.
| Prüffeld | Konkrete Fragen |
|---|---|
| Erfassung und Klassifikation | Kann das System Dokumente aus den tatsächlich genutzten Eingangswegen übernehmen und sinnvoll zuordnen? Sind Metadaten oder Klassifikationen erforderlich? |
| Suche | Benötigen Sie Volltextsuche, Suche über bestimmte Felder oder beides? Lassen sich Dokumente mit den Angaben finden, die Ihre Nutzer im Alltag tatsächlich kennen? |
| Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit | Werden Versionen benötigt? Lassen sich Änderungen nachvollziehen und ältere Fassungen bei Bedarf wiederfinden? |
| Rollen und Rechte | Welche Rollen dürfen Dokumente sehen, ändern, freigeben oder exportieren? Können Zugriffe so begrenzt werden, wie es Ihre Abläufe verlangen? |
| Aufbewahrung und Löschung | Welche Aufbewahrungs- und Löschregeln müssen für die jeweiligen Dokumentarten umgesetzt werden? Wie wird deren Anwendung nachvollziehbar? |
| Integration und Export | Welche Daten und Aktionen müssen zwischen DMS und ERP, CRM, E-Mail oder Fachanwendungen fließen? Lassen sich Dokumente und relevante Informationen bei Bedarf exportieren? |
| Bedienung und Wachstum | Können die vorgesehenen Nutzer die täglichen Aufgaben bewältigen? Passt das System voraussichtlich auch bei mehr Dokumenten, Nutzern oder Abläufen? |
| Datenschutz und Sicherheit | Welche Schutz- und Zugriffsanforderungen gelten für Ihre Dokumente und Ihren Betrieb? Welche Anbieterunterlagen und Vertragsdetails müssen Sie dazu prüfen? |
Ergänzen Sie die Tabelle um Ihre Muss-Kriterien und beschreiben Sie, woran Sie deren Erfüllung erkennen. So wird aus einer allgemeinen Funktionsliste ein prüfbarer Auswahlmaßstab.
Rank #2
- FAST SPEEDS - Scans color and black and white documents a blazing speed up to 16ppm (1). Color scanning won’t slow you down as the color scan speed is the same as the black and white scan speed.
- ULTRA COMPACT – At less than 1 foot in length and only about 1. 5lbs in weight you can fit this device virtually anywhere (a bag, a purse, even a pocket).
- READY WHENEVER YOU ARE – The DS-640 mobile scanner is powered via an included micro USB 3. 0 cable allowing you to use it even where there is no outlet available. Plug it into you PC or laptop and you are ready to scan.
- WORKS YOUR WAY – Use the Brother free iPrint&Scan desktop app for scanning to multiple “Scan-to” destinations like PC, Network, cloud services, Email and OCR. (2) Supports Windows, Mac and Linux and TWAIN/WIA for PC/ICA for Mac/SANE drivers. (3)
- OPTIMIZE IMAGES AND TEXT – Automatic color detection/adjustment, image rotation (PC only), bleed through prevention/background removal, text enhancement, color drop to enhance scans. Software suite includes document management and OCR software. (4)
3. Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit als Prozessanforderung prüfen
Für deutsche Unternehmen gehören steuerliche Aufbewahrungs- und Nachvollziehbarkeitsanforderungen in die Prüfung der Dokumente und Prozesse. Klären Sie für die betroffenen Unterlagen, wie Erfassung, Änderungen, Zugriffe, Export und geregelte Löschung nachvollziehbar bleiben sollen.
Die Bitkom-Checkliste für DMS in Version 2.1 berücksichtigt die GoBD-Neufassung vom 28. November 2019 sowie Änderungen aus dem Jahressteuergesetz 2020. Sie kann als Branchen-Prüfhilfe dienen, belegt aber nicht, dass ein bestimmtes Produkt automatisch rechtskonform ist. Lassen Sie rechtliche Auslegungsfragen fachlich prüfen und verlangen Sie vom Anbieter belastbare Unterlagen dazu, wie die von Ihnen definierten Anforderungen technisch und organisatorisch unterstützt werden. Aus einer allgemeinen Produktbeschreibung allein lässt sich keine pauschale Konformität ableiten.
4. Kandidaten mit denselben Arbeitsfällen testen
Bitten Sie jeden Anbieter, dieselben repräsentativen Aufgaben vorzuführen. Einheitliche Fälle machen Unterschiede in Prozesspassung und Bedienung sichtbar; eine solche Vorführung ist ein Vergleich Ihrer Anforderungen, kein unabhängiger Produktbenchmark.
Rank #3
- FAST DOCUMENT SCANNING — Document scanner with feeder allows you to speed through stacks with a 50-sheet Auto Document Feeder (ADF); Efficient office scanner to help you scan more productively
- INTUITIVE, HIGH-SPEED SOFTWARE — Quickly scan with this desktop document scanner; Epson ScanSmart Software lets you easily preview scans, email files, upload to the cloud, and more; Plus, automatic file naming saves even more time
- SEAMLESS INTEGRATION — Easily incorporate your data into most document management software with the included TWAIN driver; Office document scanner integrates seamlessly with business workflows
- EASY SHARING — Duplex scanner allows you to scan straight to email or popular cloud storage2 services like Dropbox, Evernote, Google Drive, and OneDrive for simple storage and sharing
- SIMPLE FILE MANAGEMENT — Scanner allows the creation of searchable PDFs with Optical Character Recognition (OCR) and convert scans to editable Word or Excel files effortlessly; Designed for home and office document scanning
- Beleg erfassen und zuordnen: Lassen Sie einen typischen Beleg über den für Sie relevanten Eingangsweg übernehmen und einer passenden Akte oder Kategorie zuordnen.
- Dokument finden: Suchen Sie ein Dokument anhand eines Inhaltsmerkmals, das Nutzer in der Praxis kennen – nicht nur anhand eines vorher exakt vergebenen Dateinamens.
- Freigabe auslösen: Zeigen Sie den vorgesehenen Freigabeweg und prüfen Sie, welche Schritte manuell erforderlich sind.
- Ältere Version nachvollziehen: Lassen Sie die frühere Fassung eines geänderten Dokuments und die verfügbaren Änderungsinformationen aufrufen.
- Zugriff begrenzen: Prüfen Sie mit einer konkreten Rolle, ob ein Dokument wie vorgesehen sichtbar, bearbeitbar oder ausgeschlossen ist.
Bewerten Sie für jeden Fall, ob das gewünschte Ergebnis erreicht wird, wie viele Arbeitsschritte nötig sind, welche manuellen Tätigkeiten bleiben und welche Funktionen fehlen. Nutzen Sie bei allen Anbietern dieselben Fälle und Bewertungsmaßstäbe.
5. Integration und Betrieb im eigenen Ablauf verifizieren
Ein aufgeführter Konnektor beweist noch nicht, dass eine Integration Ihren Prozess abdeckt. Prüfen Sie, welche Daten und Aktionen tatsächlich zwischen den Systemen ausgetauscht werden und an welcher Stelle Nutzer arbeiten müssen. Das ist besonders wichtig, weil Dokumente häufig in ERP-, CRM-, E-Mail- und Finanzprozessen entstehen oder benötigt werden.
Klären Sie außerdem vor einer Entscheidung, wer für Migration, Berechtigungen, Backup, Wiederherstellung, Support, Updates und Datenexport verantwortlich ist. Hosting, Sicherheitsmerkmale und Vertragsbedingungen müssen für jeden Kandidaten einzeln geprüft werden; allgemeine Aussagen ersetzen keine Anbieterunterlagen und keine Prüfung Ihrer konkreten Anforderungen.
Rank #4
- Scanner type: Document
- Connectivity technology: USB
- With Auto Scan Mode, the scanner automatically detects what you're scanning
- Digitize documents and images
6. Einführung und Gesamtkosten vergleichen
Vergleichen Sie nicht nur Lizenz oder Abonnement. Fragen Sie nach den Kosten und dem Aufwand für Einrichtung, Migration, Schnittstellen, Speicher, Schulung, laufenden Betrieb und Support. Aktuelle Preise sind hier nicht pauschal anzugeben; holen Sie vergleichbare Angebote für Ihren vorgesehenen Umfang ein.
Ein Angebot ist besser einschätzbar, wenn Projektumfang, Verantwortlichkeiten und Abnahmekriterien klar benannt sind. Klären Sie, welche Dokumente und Abläufe zuerst migriert oder eingerichtet werden sollen und wie ein realistischer Pilotbereich abgegrenzt werden kann. Ein kleiner, repräsentativer Startbereich macht Probleme mit Daten, Berechtigungen oder Arbeitsabläufen sichtbar, bevor Sie die Einführung ausweiten.
Independent reader supportYour contribution helps us test, update, and keep practical guides available for everyone.7. Die Entscheidung anhand gemeinsamer Kriterien treffen
Wenn mehrere Kandidaten die Muss-Kriterien erfüllen, vergleichen Sie sie anhand derselben Achsen. Halten Sie fest, welche Aussage aus einem Test stammt und welche noch durch Anbieterunterlagen oder ein Angebot belegt werden muss.
PC Slower Than It Used to Be?
A free scan shows the junk files, broken settings and background clutter dragging Windows down - then fixes them in one click.Free scan · Windows 10 & 11Crashes, No Sound, or Screen Glitches?
Random freezes, missing sound and display glitches usually trace back to one bad driver. Find and replace yours safely.Free scan · under a minuteBest Value
- OUR MOST ADVANCED SCANSNAP. Large touchscreen, fast 45ppm double-sided scanning, 100-sheet document feeder, Wi-Fi and USB connectivity, automatic optimizations, and support for cloud services. Upgraded replacement for the discontinued iX1600
- CUSTOMIZABLE. SHARABLE. Select personalized profiles from the touchscreen. Send to PC, Mac, mobile devices, and clouds. QUICK MENU lets you quickly scan-drag-drop to your favorite computer apps
- STABLE WIRELESS OR USB CONNECTION. Built-in Wi-Fi 6 for the fastest and most secure scanning. Connect to smart devices or cloud services without a computer. USB-C connection also available
- PHOTO AND DOCUMENT ORGANIZATION MADE EFFORTLESS. Easily manage, edit, and use scanned data from documents, receipts, photos, and business cards. Automatically optimize, name, and sort files
- AVOIDS PAPER JAMS AND DAMAGE. Features a brake roller system to feed paper smoothly, a multi-feed sensor that detects pages stuck together, and skew detection to prevent paper damage and data loss
| Vergleichsachse | Worauf Sie achten |
|---|---|
| Prozesspassung | Deckt das System Ihre Dokumentarten und tatsächlichen Abläufe ab? |
| Finden und Strukturieren | Passen Metadaten, Suchfelder und Volltextsuche zu den Begriffen und Fällen Ihrer Nutzer? Wie fällt die Trefferqualität in Ihren Tests aus? |
| Kontrolle und Nachvollziehbarkeit | Entsprechen Rollen, Rechte, Versionen, Änderungsinformationen, Aufbewahrung und Export Ihren Anforderungen? |
| Integration | Unterstützt die Verbindung zu ERP, CRM, E-Mail und Fachanwendungen die benötigten Daten und Aktionen im eigenen Ablauf? |
| Betrieb und Schutz | Sind Hosting, Datenzugriff, Wiederherstellung, Support und Vertragsbedingungen für den jeweiligen Anbieter ausreichend geklärt? |
| Einführung und Bedienbarkeit | Sind Migration, Schulung und Lernaufwand realistisch geplant, und können die betroffenen Teams die Abläufe bedienen? |
| Gesamtkosten | Berücksichtigt der Vergleich Lizenz oder Abonnement, Einführung, Integration, Migration und laufenden Betrieb? |
Gewichten Sie die Achsen nach Ihren Muss-Kriterien, statt alle Punkte gleich zu behandeln. Ein Kandidat, der einen unverzichtbaren Prozess nicht abbildet, wird durch eine lange Liste optionaler Funktionen nicht automatisch passend.
Wann ein Scanner dazugehört
Scanner-Hardware ist nur dann Teil der Auswahl, wenn regelmäßig Papierdokumente oder Belege eingehen. In diesem Fall kann ein Dokumentenscanner mit Duplex-ADF den Scan-Eingang ergänzen; ob das sinnvoll ist, hängt vom Papierworkflow ab. Die Eignung einzelner Modelle lässt sich daraus nicht ableiten, da hier keine Geräte geprüft wurden.
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