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Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die von der deutschen B2B-E-Rechnungsregelung erfasst werden, grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Eine normale PDF ist keine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: grundsätzlich bis Ende 2026, für bestimmte kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Ab 1. Januar 2028 ist die strukturierte E-Rechnung im betroffenen inländischen B2B-Bereich grundsätzlich Pflicht.
Maßgeblich sind die Art des Umsatzes, die Unternehmereigenschaft der Beteiligten und mögliche Ausnahmen – nicht allein, ob eine Rechnung per E-Mail kommt. Die folgenden Antworten geben den Rechtsstand vom 18. August 2026 wieder; das Bundesfinanzministerium (BMF) datiert seine E-Rechnungs-FAQ auf März 2026.
Was bedeutet E-Rechnungspflicht?
Im Umsatzsteuerrecht ist eine E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz – nicht, ob die Rechnung als E-Mail-Anhang versendet wird. Eine gewöhnliche PDF ist zwar eine elektronische Datei, aber grundsätzlich keine E-Rechnung im neuen gesetzlichen Sinn. ( BMF: FAQ zur E-Rechnung )
Die neue Regel betrifft grundsätzlich B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, wenn für den Umsatz eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht. Die spezielle Pflicht gilt nicht für Rechnungen an private Endverbraucher. Sie ist außerdem von den bereits bestehenden Vorgaben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu unterscheiden.
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Empfang und Ausstellung sind zwei verschiedene Pflichten
Die Empfangsfähigkeit ist seit 2025 grundsätzlich relevant. Die Übergangsfristen betreffen dagegen vor allem, wann der Rechnungsaussteller eine strukturierte E-Rechnung verwenden muss. Ein Unternehmen sollte deshalb nicht bis 2028 warten, um den Rechnungseingang einzurichten.
Welche Fristen gelten von 2025 bis 2028?
| Zeitraum | Was gilt grundsätzlich? |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Betroffene Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 | Aussteller dürfen übergangsweise weiterhin Papier- oder sonstige Rechnungen verwenden. Für eine sonstige elektronische Rechnung, etwa eine PDF per E-Mail, ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
| 2025 bis 31. Dezember 2027 | Aussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen die Übergangsregelung länger nutzen. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Bestimmte EDI-Verfahren, die noch nicht den neuen Anforderungen entsprechen, dürfen übergangsweise weiterverwendet werden. |
| Ab 1. Januar 2028 | Für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze ist die Ausstellung einer E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend, soweit keine Ausnahme greift. |
Die Fristen und die Umsatzgrenze ergeben sich aus den BMF-Informationen zur E-Rechnung und der Übergangsregelung in § 27 UStG. Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers. Sie ist keine allgemeine Befreiung von der Empfangsfähigkeit.
Für welche Unternehmen und Rechnungen gilt die Regel?
Die Regel ist auf den betroffenen inländischen B2B-Fall zugeschnitten. Ob eine konkrete Rechnung erfasst ist, hängt unter anderem davon ab, ob beide Seiten als Unternehmer handeln, wo die Beteiligten ansässig sind beziehungsweise ihre maßgebliche Betriebsstätte haben, wo die Leistung steuerlich ausgeführt wird und ob eine Rechnung auszustellen ist.
- Rechnung an Privatkunden: Die besondere B2B-E-Rechnungspflicht gilt dafür nicht.
- Deutsches Unternehmen mit ausländischem Kunden oder ausländischer Lieferant mit deutschem Kunden: Daraus allein lässt sich nicht ableiten, dass die deutsche Pflicht gilt. Leistungsort, Unternehmereigenschaft, Rechnungspflicht und Sonderregeln sind zu prüfen.
- Rechnung an einen Verein: Die Rechtsform allein entscheidet nicht. Ein Verein kann unternehmerisch tätig sein; für Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, nennt das BMF eine Ausnahme.
- Rechnung an eine Behörde: Hier können zusätzlich gesonderte Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers und seiner Rechnungseingangsplattform gelten.
Bei grenzüberschreitenden Umsätzen oder gemischter unternehmerischer und privater Tätigkeit sollte die Einordnung im Einzelfall mit der Steuerberatung geklärt werden. Die BMF-FAQ beschreibt den Anwendungsbereich und die Ausnahmen unter E-Rechnung – häufige Fragen.
Reicht eine PDF-Rechnung?
Eine PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist grundsätzlich keine E-Rechnung nach der neuen Definition. Während der Übergangsfristen kann sie jedoch als sonstige Rechnung noch zulässig sein; bei einer sonstigen elektronischen Rechnung ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Nach Ablauf der für den Aussteller geltenden Übergangsfrist reicht eine alleinige PDF bei einem verpflichtenden B2B-Fall grundsätzlich nicht mehr aus.
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- PDF allein: lesbares Dokument, aber im Regelfall keine strukturierte E-Rechnung.
- XRechnung: strukturierte XML-Rechnungsdaten, üblicherweise ohne integrierte PDF-Ansicht.
- ZUGFeRD: PDF-Sichtteil mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
Ein Versand per E-Mail macht eine PDF nicht automatisch zur E-Rechnung. Umgekehrt muss eine gesetzeskonforme E-Rechnung nicht menschenunlesbar sein: Ein hybrides Format kann sowohl strukturierte Daten als auch eine sichtbare Darstellung enthalten.
Welche Formate kommen infrage?
Das Format muss die maßgeblichen gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllen, darunter die Anforderungen des europäischen semantischen Datenmodells EN 16931. Der bloße Dateityp genügt nicht: Pflichtfelder, Inhalte, Codewerte und Validierungsregeln müssen ebenfalls stimmen. XRechnung und ZUGFeRD sind die bekanntesten deutschen Umsetzungen, aber nicht die einzigen Formate, die grundsätzlich infrage kommen können, sofern sie konform sind. Das BMF erläutert dies in seiner FAQ zur E-Rechnung.
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Outbyte PC Repair FREERepair Windows errors before they cause bigger problemsFix Now →Outbyte Driver Updater FREEFix the driver behind crashes, sound loss and screen glitchesFind Drivers →XRechnung
XRechnung ist ein XML-basiertes strukturiertes Format, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben und weiterentwickelt wird. Es wird im öffentlichen Auftragswesen häufig verwendet. Die XML-Datei enthält keine eingebaute PDF-Ansicht; für die menschliche Prüfung braucht man daher üblicherweise einen Viewer. KoSIT veröffentlicht Informationen zum Standard, technische Hinweise sowie Verweise auf Validator und Testsuite.
ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Komponente mit eingebetteten strukturierten XML-Daten und wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Das hybride Format kann für Abläufe praktisch sein, in denen Menschen weiterhin eine gewohnte Rechnungsansicht benötigen. Bei Abweichungen zwischen Sichtteil und strukturierten Daten ist nach der BMF-Einordnung der strukturierte Teil maßgeblich. Verlassen Sie sich deshalb bei der Prüfung nicht allein auf die PDF-Darstellung.
Was ist für Ihr Unternehmen passender?
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Grundtyp | Strukturierte XML-Datei | PDF mit eingebetteten XML-Daten |
| Lesbarkeit ohne Zusatztool | Zusätzlicher Viewer erforderlich | PDF-Sichtteil vorhanden |
| Typischer Einsatz | Öffentliche Verwaltung und systematische Verarbeitung | Unternehmen mit gemischten manuellen und automatisierten Abläufen |
| Worauf besonders achten? | XML muss mit passendem Tool angezeigt und geprüft werden. | Sichtteil und XML können voneinander abweichen; die strukturierten Daten sind maßgeblich. |
Keines der beiden Formate ist pauschal für alle Unternehmen besser. Entscheidend sind die Vorgaben des Empfängers, die unterstützten Profile und Versionen sowie die Fähigkeiten Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software.
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Welche Ausnahmen gibt es?
Die Pflicht greift nicht für jede Rechnung. Das BMF nennt unter anderem folgende Ausnahmen beziehungsweise Fälle, in denen die E-Rechnungspflicht nicht in gleicher Weise gilt:
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Clear out junk files and repair common Windows errorsFree Scan →Fix the driver behind crashes, sound loss and screen glitchesFind Drivers →- Rechnungen an Endverbraucher;
- viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG;
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto;
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten;
- bestimmte Leistungen von Kleinunternehmern;
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind;
- bestimmte grundstücksbezogene Leistungen an Endverbraucher.
Ob eine Ausnahme greift, richtet sich nach dem konkreten Umsatz und der Rechnungspflicht, nicht allein nach der Branche oder Rechtsform. Die vollständige Einordnung finden Sie in den BMF-FAQ.
Kleinunternehmer
Die Ausstellungspflicht für Rechnungen über Kleinunternehmerleistungen ist ausgenommen. Das ist nicht gleichbedeutend mit „Kleinunternehmer sind von allem befreit“: Ausstellung und Empfang sind getrennte Fragen, und auch ein Wechsel zur Regelbesteuerung kann die Einordnung ändern. Ein Kleinunternehmer sollte daher einen geeigneten Empfangsweg vorsehen und für jede Ausgangsrechnung prüfen, ob sie tatsächlich eine ausgenommene Leistung betrifft.
Kleinbetragsrechnungen
Für die Ausnahme gilt eine Grenze von 250 Euro Bruttobetrag. Eine Rechnung über genau 250 Euro brutto liegt noch innerhalb der genannten Grenze; bei 250,01 Euro brutto greift diese Kleinbetragsausnahme nicht. Andere Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung können weiterhin gelten.
Wie empfange und übermittle ich E-Rechnungen?
Das BMF schreibt für sämtliche B2B-Fälle keinen einzigen Übertragungsweg vor. Je nach Geschäftspartner und Prozess kommen E-Mail, ein Download- oder Upload-Portal, Peppol, EDI oder eine direkte System-zu-System-Schnittstelle infrage. Der gewählte Kanal muss zur Vereinbarung mit dem Geschäftspartner und zum Format passen.
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Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Rechnungen kann ein zentrales E-Mail-Postfach als Empfangskanal genügen – sofern die Dateien anschließend kontrolliert, zugeordnet, verarbeitet und aufbewahrt werden. Ein Postfach allein deckt diese Arbeitsschritte nicht ab.
Praktische Mindestlösung für den Rechnungseingang
- Richten Sie eine zentrale Rechnungsadresse oder einen anderen verbindlichen Empfangskanal ein und teilen Sie ihn Geschäftspartnern mit.
- Prüfen Sie, ob Ihre Systeme die relevanten XML- und ZUGFeRD-Dateien annehmen und die Originaldateien speichern können.
- Legen Sie fest, wer Rechnungen öffnet, einer Bestellung oder Leistung zuordnet, sachlich prüft und zur Zahlung freigibt.
- Bestimmen Sie ein Verfahren für technische Validierung, Rückfragen und fehlerhafte Dateien.
- Verankern Sie die unveränderte Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten in Ihrem Buchhaltungs- und Archivierungsprozess.
Wie lese und prüfe ich eine XRechnung?
Eine XRechnung ist XML und enthält keine integrierte PDF-Ansicht. Die Finanzverwaltung stellt unter e-rechnung.elster.de einen kostenlosen, nicht bindenden Viewer bereit; die dort angegebene unterstützte XRechnung-Version ist 3.0.1. KoSIT bietet zudem technische Informationen und Werkzeuge zur Prüfung des XRechnungsformats.
- Speichern Sie die empfangene XML-Datei als Originaldatei.
- Öffnen Sie eine Kopie oder laden Sie die Datei in den ELSTER-E-Rechnungsviewer, um die Inhalte lesbar darzustellen.
- Nutzen Sie geeignete Buchhaltungssoftware oder einen Validator, um Struktur und Profil zu prüfen.
- Prüfen Sie fachlich die Rechnungsangaben und gleichen Sie sie mit Bestellung, Vertrag oder Lieferschein ab.
- Archivieren Sie die Original-XML zusammen mit den zugehörigen Belegen und dem Prüf- beziehungsweise Freigabevorgang.
Ein Viewer macht die Daten sichtbar, bestätigt aber nicht automatisch, dass die Rechnung technisch valide, inhaltlich richtig oder betrugsfrei ist.
Prüfpunkte für Eingangsrechnungen
- Dateiformat, XML-Struktur, Profil und Pflichtfelder;
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum;
- Lieferant, Empfänger, Beträge, Steuersätze und Steuerbeträge;
- Rechenlogik, Summen und mögliche Rundungsdifferenzen;
- Abgleich mit Bestellung, Vertrag und Lieferschein;
- Zahlungsdaten und Änderungen an der Bankverbindung über einen unabhängigen Kanal;
- bei ZUGFeRD: Übereinstimmung von PDF-Sichtteil und XML.
Typische Probleme sind ein falsches Profil, fehlende Pflichtangaben, fehlerhafte Steuercodes, eine nicht passende Leitweg-ID im Behördenprozess, widersprüchliche PDF- und XML-Daten oder eine veraltete Validator-Konfiguration. KoSIT weist in seiner XRechnung-FAQ darauf hin, dass sich Validierungsergebnisse durch geänderte europäische Regeln ändern können. Eine zuvor erfolgreiche technische Prüfung ist deshalb kein Garant dafür, dass eine Datei dauerhaft mit allen späteren Regelständen konform bleibt.
Do these 3 things before closing this tab:
1Fix the driver behind crashes, sound loss and screen glitches2Repair Windows errors before they cause bigger problems3Scan for outdated or missing drivers - takes under a minuteWie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die strukturierten Originaldaten auf: Bei einer XRechnung ist dies die XML-Datei; bei einem hybriden ZUGFeRD-Dokument muss der strukturierte Teil erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine gespeicherte PDF-Ansicht ersetzt die maschinenlesbaren Daten nicht. Die Aufbewahrung muss die steuerliche Nachprüfbarkeit ermöglichen; richten Sie sie daher in Ihre Buchführungs-, Berechtigungs- und Archivierungsprozesse ein.
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Ordnen Sie ergänzende Dokumente wie Bestellungen, Leistungsnachweise oder Anlagen dem richtigen Vorgang zu und sorgen Sie dafür, dass Dateien während der geltenden Aufbewahrungsfrist lesbar beziehungsweise auswertbar bleiben. Eine pauschale Frist lässt sich ohne Prüfung des konkreten Dokumenttyps und der jeweils anwendbaren steuer- und handelsrechtlichen Regeln nicht für alle Fälle nennen. Das BMF behandelt Verarbeitung und Aufbewahrung in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Welche Software oder welches Verfahren brauche ich?
Ein Softwarewechsel ist nicht automatisch erforderlich. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre vorhandene Lösung strukturierte Rechnungen empfangen und ausgeben kann, die benötigten Formate und Profile unterstützt, Validierung und lesbare Darstellung ermöglicht, Originaldaten archiviert und Belege an Ihre Steuerberatung übergibt. Peppol-, EDI-, Mehrbenutzer- oder Freigabefunktionen sind nur nötig, wenn Ihr Geschäftsprozess sie verlangt.
| Ansatz | Passend für | Vorteile | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Postfach plus Viewer | Sehr wenige Eingangsrechnungen und einfache Abläufe | Geringer Einstieg und wenig Umstellung | Manuelle Zuordnung, Prüfung und Archivierung; keine automatische Buchung |
| Rechnungsprogramm | Selbstständige und Kleinstunternehmen mit überschaubarem Rechnungsvolumen | Erstellung, Kundenverwaltung und Rechnungsablauf in einer Lösung | Unterstützte Formate, Profile, Export und Archivierung unterscheiden sich |
| Buchhaltung oder ERP integriert | Höheres Volumen, mehrere Nutzer, Warenwirtschaft oder Freigaben | Durchgängiger Prozess und weniger Medienbrüche | Einführung, Schulung, Schnittstellen und laufende Pflege verursachen Aufwand |
| Eigenentwicklung | Unternehmen mit eigener XML-/ERP-Kompetenz und besonderen Integrationsanforderungen | Individuelle Kontrolle über den Prozess | Normen, Versionen, Sicherheits- und Archivierungsanforderungen müssen kontinuierlich gepflegt werden |
Ein kostenloser Viewer wie der ELSTER-E-Rechnungsviewer hilft beim Anzeigen einzelner Rechnungen, ersetzt aber kein System für Massenverarbeitung, Freigabe, Buchung oder Archivierung. KoSITs technische XRechnungsinformationen und Prüfkomponenten sind technische Hilfen, keine vollständige Buchhaltungssoftware.
DATEV-Nutzer können die DATEV E-Rechnungsplattform als eine mögliche Empfangs- und Versandlösung prüfen. Laut Anbieterangaben zum 18. August 2026 ist der Rechnungsempfang kostenfrei; der Versand aus Drittsystemen kostet seit Juli 2026 0,50 Euro je Ausgangsrechnung. Für bestimmte DATEV-Rechnungsschreibungslösungen nennt DATEV kostenfreien Versand; für DATEV E-Rechnungsschreibung werden 5 Euro pro Kalenderjahr angegeben. Diese Konditionen sind an den jeweiligen Anbieterweg gebunden und sollten vor der Nutzung anhand der aktuellen DATEV-Preisangaben geprüft werden. Das Angebot ist vor allem für DATEV-Kanzleien und Unternehmen mit DATEV-Anbindung naheliegend, nicht zwingend für Betriebe mit einem unabhängigen ERP-System.
Fragen an den Softwareanbieter
- Welche Versionen und Profile von XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt?
- Kann die Lösung gegen die passenden EN-16931-Regeln validieren, und wie werden Regeländerungen eingespielt?
- Bleibt die empfangene Originaldatei unverändert erhalten?
- Wie funktionieren Freigabe, Export, Steuerberaterübergabe und Anbieterwechsel?
- Sind Peppol, EDI oder Schnittstellen zum vorhandenen ERP erforderlich und verfügbar?
- Welche Gebühren gelten pro Nutzer, Rechnung, Schnittstelle oder Speicherumfang?
Was gilt bei Rechnungen an Behörden?
Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen sind von der allgemeinen B2B-Einführung zu unterscheiden. Behörden können zusätzliche technische Vorgaben festlegen, darunter eine bestimmte Rechnungseingangsplattform, ein Formatprofil oder eine Leitweg-ID zur Zuordnung der Rechnung innerhalb der Verwaltung. Eine Datei, die in einem B2B-Prozess verwendbar ist, lässt sich deshalb nicht automatisch bei jeder Behörde einreichen.
Prüfen Sie die Vorgaben des konkreten Auftraggebers und der zuständigen Plattform vor dem Versand. Die Informationen zur Leitweg-ID erläutern ihre Funktion im öffentlichen Rechnungseingang. KoSIT weist außerdem darauf hin, dass sie den XRechnungsstandard betreibt, aber kein allgemeines Rechnungseingangsportal bereitstellt; die technischen Hinweise stehen unter XRechnung-Supporthinweise.
Was passiert, wenn eine erforderliche E-Rechnung fehlt?
Nach Ende der jeweiligen Übergangsfrist kann eine sonstige Rechnung statt der erforderlichen E-Rechnung im erfassten B2B-Fall problematisch sein. Zusätzlich kann der Empfänger Schwierigkeiten bei Annahme, Verarbeitung und Verbuchung haben. Ob sich daraus Folgen für die steuerliche Behandlung, etwa den Vorsteuerabzug, ergeben, hängt vom konkreten Sachverhalt ab; eine pauschale Geldbuße lässt sich daraus nicht ableiten. Bei einer konkreten Beanstandung sollten Unternehmen die Rechnung und den Einzelfall mit ihrer Steuerberatung oder der zuständigen Finanzverwaltung klären.
Windows Errors? Fix Them Before They Spread
Repair common Windows errors and clear accumulated junk for a smoother, more stable PC - no reinstall needed.Free scan · no reinstallCrashes, No Sound, or Screen Glitches?
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Checkliste: So setzen Sie die E-Rechnungspflicht praktisch um
- Ordnen Sie Ihre Ausgangs- und Eingangsrechnungen nach B2B, B2C, Inland, Ausland, Rechnungspflicht und möglichen Ausnahmen.
- Bestimmen Sie einen verlässlichen Eingangskanal und teilen Sie ihn Geschäftspartnern mit.
- Testen Sie, ob Ihre Systeme XRechnung-XML und die benötigten ZUGFeRD-Dokumente annehmen, darstellen und speichern.
- Legen Sie fest, wer technische Prüfung, fachlichen Abgleich, Freigabe und Rückfragen übernimmt.
- Testen Sie die unveränderte Archivierung der strukturierten Originaldaten und die spätere Auffindbarkeit.
- Wählen Sie ein passendes Ausgangsformat und klären Sie Profil- sowie Übertragungsvorgaben mit Kunden und Behörden.
- Planen Sie den Versand so, dass die für Ihr Unternehmen geltende Übergangsfrist nicht zur dauerhaften Systemlösung wird.
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